Väitös
la 11.11.2017 klo 12.00, Jyväskylän yliopisto, Mattilanniemi, Agora, Aud. 2
KTM Reija Nurmekselan tietojärjestelmätieteen väitöskirjan ”Implementing Structured Document Production to Support Enterprise Content Management” tarkastustilaisuus. Vastaväittäjänä professori Tero Päivärinta (Luulajan teknillinen yliopisto, Ruotsi) ja kustoksena professori Airi Salminen (Jyväskylän yliopisto). Väitös on suomenkielinen.
Organisaatioiden sisällönhallinnan (Enterprise Content Managemet, ECM) avulla pyritään kehittämään ja ottamaan käyttöön ratkaisuja dokumenttien ja muiden sisältöjen yhtenäisiksi hallintakäytännöiksi organisaatioissa. Sisällönhallintaratkaisu edellyttää usein sekä uusien teknisten työvälineiden että uusien toimintatapojen kehittämistä ja käyttöönottoa.
Rakenteinen asiakirjatuotanto mahdollistaa dokumenttien ja muun sisällön hallinnan tavalla, joka tukee asiakirjojen digitaalista ja automatisoitua käsittelyä koko niiden elinkaaren ajan aina laatimisesta ja julkaisusta sähköiseen pitkäaikaissäilytykseen asti.
Sekä aiemmassa tutkimuksessa että käytännön tietoteknisissä ratkaisuissa on tunnistettu useita rakenteisen asiakirjatuotannon tuomia etuja.
- Käytännön ratkaisuissa haasteeksi on osoittautunut se, että rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönotto voi edellyttää mittavaa asiakirjojen yhtenäistämisprosessia, merkittäviä muutoksia työkäytäntöihin sekä uusien työkalujen käyttöönottoa, Nurmeksela kertoo.
Viitekehys rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönoton apuna
Tutkimuksen tavoitteena oli tuottaa lisää tietoa rakenteisesta asiakirjatuotannosta ja kehittää viitekehys, jolla voitaisiin tukea rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönottoa ja asiakirjojen yhtenäistämistyötä organisaatioissa.
Tutkimuksessa tarkasteltiin rakenteisen asiakirjatuotannon käyttöönottoa kolmessa eri tapausorganisaatiossa, joihin Nurmeksela osallistui sekä tutkijana että rakenteisen asiakirjatuotannon konsulttina. Tapausorganisaatioista merkittävin ja monimutkaisin oli ministeriöiden ja eduskunnan valtiopäiväasiakirjatuotanto.
Tutkimuksessa kehitetty viitekehys muodostuu strategisista ja johtamisen aspektista, sisällöntuottajan aspektista sekä neljästä mallista. Viitekehyksen avulla voidaan analysoida rakenteista asiakirjatuotantoa sisällönhallinnan tutkimuksessa ja sitä voidaan hyödyntää käytännön tietojärjestelmien kehitystyössä.
- Rakenteinen asiakirjatuotanto on strateginen valinta, jonka kehittäminen ja käyttöönotto edellyttävät johdon ja sisällöntuottajien sitoutumista, Nurmeksela väittää.
Käyttökokemus ja käytettävyys ensisijaista
Koska rakenteinen asiakirjatuotanto eroaa merkittävästi tavanomaisesta tekstinkäsittelyohjelmalla tuotettavasta asiakirjasta, tulee Nurmekselan mielestä työkalujen käytettävyyteen kiinnittää erityistä huomiota.
Käytettävyyden lähtökohtana on asiakirjojen teknisen rakenteen kätkeminen sisällöntuottajilta. Tutkimuksessa havaittiin, että valmistuotteet eivät sellaisenaan tarjoa asiakirjojen laatijoiden hyväksymää käyttökokemusta, joten rakenteinen asiakirjatuotanto edellyttää räätälöityjen sisällöntuottamisratkaisujen kehittämistä.
- Tästä huolimatta joidenkin sisällöntuottajien voi olla hankala omaksua uusia työkäytäntöjä. Asiakirjojen ja niitä kuvailevien metatietojen tuottamisen automatisoinnilla on mahdollista parantaa uusien työkalujen ja työkäytäntöjen omaksumista, Nurmeksela kuvaa.
Lisätietoja:
Reija Nurmeksela, 0405935468, reija.nurmeksela@tieto.com
Viestintäpäällikkö Liisa Harjula, p. 040 8054403, viestinta@jyu.fi
Reija Nurmeksela valmistui ylioppilaaksi Tampereen Hatanpään lukiosta vuonna 1987. Hän työskenteli graafisen teollisuuden yrityksissä erilaisissa tekstin- ja kuvankäsittelyn tehtävissä vuosina 1989-2001, kunnes siirtyi TietoEnatoriin rakenteisen asiakirjatuotannon asiantuntijaksi vuonna 1999 alkaneiden tietojärjestelmätieteen opintojen myötä. Hän valmistui kauppatieteiden maisteriksi Jyväskylän yliopistosta keväällä 2003 pääaineenaan tietojärjestelmätiede. Nurmeksela aloitti jatko-opinnot ohjaajansa professori Airi Salmisen RASKE2-tutkimusryhmässä maaliskuussa 2004. Käytännön työ rakenteisen asiakirjatuotannon asiantuntijana toisaalta pitkitti ja toisaalta tuotti tutkimusaineistoa jatko-opintoihin. Tällä hetkellä Nurmeksela toimii sisällönhallinnan konsulttina Tiedolla.
Väitöskirja on julkaistu sarjassa Jyväskylä Studies in Computing numerolla 266, 83 p., Jyväskylä 2017, ISSN 1456-5390, ISBN 978-951-39-7209-7 (nid.), ISBN 978-951-39-7210-3 (PDF). Pysyvä linkki julkaisuun: http://urn.fi/URN:ISBN:978-951-39-7210-3
Kuva: Pentti Nurmeksela