Turku Science Parkissa ideoidaan ja resursoidaan Thinking Portfolion projektisalkussa

Turku Science Park Oy on voittoa tavoittelematon Turun seutukunnan yhteinen kehitysyhtiö, joka tekee tiivistä yhteistyötä alueellisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti kaikkien elinkeinotoimijoiden kanssa. (www.turkubusinessregion.com)

Turku Science Park Oy:llä Thinking Portfolion projektisalkku seulottiin hankintavaiheessa muiden ehdokkaiden joukosta ensisijaisesti sisällön ja suositusten ansiosta, mutta myös edullinen hinta vaikutti. Suosituksia antoivat Thinking Portfoliota aiemmin käyttäneet organisaatiot, joilla kaikilla oli positiivisia kokemuksia sekä salkusta itsestään että toimittajan palveluhenkisyydestä. Myös meillä käyttäjäkokemukset ovat olleet hyvin positiivisia, kertaa tietohallintopäällikkö Jari Laine projektisalkun hankintaprosessia ja käytön alkuvaiheita.

-Kun kävimme läpi Thinking Portfolion ominaisuuksia ja niiden sovittamista meidän käyttöömme, meillä oli mahdollisuus myös tarkastella ja tehdä parannuksia olemassa oleviin prosesseihimme. Vaikka työmäärä yllättikin, oli ehdottomasti ajankäytön arvoista, että kävimme prosessit läpi.

-Kun koulutimme salkkua henkilöstöllemme, Thinking Portfolio koettiin helppokäyttöiseksi ja sen projektien seurantaan tuomat edut nähtiin jo koulutuksen aikana. Käyttäjät ovat olleet mielissään selkeästä käyttöliittymästä.

Thinking Portfolio yhtenäistää toimintatapoja ja helpottaa ideointia

Turku Science Park Oy:llä ei ollut yhtenäistä työkalua projektien johtamiseen ja raportointiin. Ennen käytettiin erillisiä tiedostoja, esimerkiksi projektien resursointia tehtiin Excelissä ja raportteja esiteltiin muun muassa PowerPointilla. Aiemmin myös projekti-ideoiden hallinnointi koettiin osittain haastavaksi. Jari Laine näkeekin ylimääräisenä plussana sen, että Thinking Portfoliossa voidaan projektisalkun kanssa hyödyntää paketin mukana tullutta ideasalkkua.

-Ennen kuin meillä oli Thinking Portfolion projektisalkku käytössämme, teimme budjettiennusteita Exceleillä, jotka olivat linkitettyinä palvelimella. Niiden avulla oli työlästä muodostaa kokonaisuutta. Tämä uusi väline auttaa kyllä todella paljon.

-Ideointivaiheeseemme mukaan tullut läpinäkyvyys on toivottu asia. Nyt saadaan jo aikaisessa vaiheessa kaikille näkyvyys siihen, mitä uudet projektit pitävät sisällään ja voidaan hallita päällekkäisyydet ideoita yhdistelemällä. Salkussa seurataan ideoita, ”hajatelmia” ja projektiaihioita säännöllisesti.

Thinking Portfolio on parantanut resursointiprosessia

Resursointi on Thinking Portfolion avulla ottanut ison harppauksen eteenpäin: Sen lisäksi että nyt on Exceleiden sijaan oikea työväline resursoinnin käsittelyyn, uusi väline on parantanut myös prosessia kokonaisuudessaan.

Suunniteltujen resurssien vertaaminen toteutuneeseen ei enää aiheuta lisätyötä, sillä myös tuntikirjaukset toisesta järjestelmästä tuodaan integraation avulla Thinking Portfolioon.
Näin niiden seuranta esimerkiksi yritys-, tiimi- tai projektitasolla onnistuu helposti ja erilaisten näkymien ja raporttien kautta voidaan seurata resursoinnin toteutumista.

-Näemme resurssisuunnitelmat tulevaisuuteen myös ilman henkilötason varauksia, näin meillä on mahdollista varautua tuleviin lisäresurssitarpeisiin ajoissa.

Raportointi on noussut uudelle tasolle Thinking Portfolion myötä

Raporteista eniten käytettyjä ovat talousraportit ja muut salkkutason yhteenvedot. Niin salkku- kuin projektitasollakin tilanneraportti on ahkerassa käytössä. Talouspuolella on tehty omia raportteja salkun Pivot-raporttia hyödyntäen.

– Talousraportit ovat nyt ihan eri tasolla kuin aiemmin Excelissä. Kun salkun tiedot on säntillisesti täytetty, se antaa loistavan tilannekuvan niin projektien etenemisestä kuin taloudestakin. Lisäksi salkun hälytykset ovat hyvä apu muistuttamaan siitä, milloin tietoja on päivitettävä.