Lähes kaikki rakennusalan yritykset käyttävät dokumentoinnissa kertynyttä dataa johtamisessa
Rakennus- ja kiinteistöalan dokumentoinnin kotimainen edelläkävijä Kotopro Oy tutki dokumentoinnin vaikutuksia rakennusalan tuottavuuteen. Kyseessä on Suomessa ainutlaatuinen tutkimus. Tutkimuksen tuloksena voidaan todeta, että 69 prosenttia suomalaisista rakennusalan ylimmistä päättäjistä näkee, että dokumentoinnilla nostetaan yrityksen tuottavuutta. Lisäksi ylivoimaisesti suurin osa suomalaisista rakennusalan yrityksistä käyttää dokumentoinnissa syntynyttä dataa myös muun johtamisen tukena. Dokumentointia voitaisiin kehittää eteenpäin esimerkiksi kehittämällä yhtenäisiä käytäntöjä ja alan yritykset kaipaavat esimerkiksi selkeämpiä viranomaisohjeita.
Kotopron tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että Suomessa rakennusalan tuottavuutta voidaan kehittää dokumentoinnissa syntyvän tiedon avulla. Dokumentoinnilla tarkoitetaan rakentamiseen ja rakennukseen liittyvän tiedon keräämistä ja järjestelemistä rakenteelliseksi tiedoksi. Osa dokumentointityöstä perustuu säädöksiin ja osa esimerkiksi tilaajien edellyttämiin laatukriteereihin ja niiden todentamiseen, mutta dokumentoinnista kertynyttä tietoa käytetään myös esimerkiksi työmaiden johtamiseen ja yritystoiminnan kehittämiseen.
Suomessa dokumentoinnin merkitystä rakennusalan tuottavuudelle ei ole aiemmin tutkittu: 90 prosenttia vastaajista ei ole nähnyt aiemmin tutkimustietoa aiheesta. Kotopron tutkimus onkin lajissaan uraauurtava ja osoitus siitä, että rakennusalan tuottavuuden kehittämiseen löytyy keinoja.
–Olemme kartoittaneet yhdessä VTT:n kanssa aiemmin myös dokumentoinnin merkitystä rakennushankkeiden kannattavuudelle. Tässä aiemmassa tutkimuksessamme todettiin, että erityisesti rakennusalan liiketoiminnan kannattavuuteen voidaan vaikuttaa dokumentoinnilla paljon. Uusi tutkimuksemme rakennusalan päättäjien keskuudessa tukee tätä näkemystä. Yksittäisen rakennushankkeen voitto voidaan jopa tuplata tarkoituksenmukaisella dokumentoinnilla, kertoo Kotopron toimitusjohtaja Samuli Suomala.
Suomalaisista rakennusalan ylimmistä päättäjistä 69 prosenttia näkee, että dokumentointi nostaa toiminnan tuottavuutta
Dokumentoinnissa kerättävää tietoa hyödynnetään johtamisen tukena jo nyt laajasti suomalaisissa rakennusalan yrityksissä: lähes kaikissa niissä hyödynnetään dokumentoinnissa syntynyttä dataa johtamisen tukena. Lisäksi 69 prosenttia rakennusalan päättäjistä näkee, että dokumentointi nostaa toiminnan tuottavuutta.
–-Dokumentoinnin merkitys liittyy vahvasti laatuun: dokumentointi minimoi virheet ja dokumentoinnilla voidaan myös nostaa esiin hyvin tehty työ. Dokumentoinnilla voidaankin vaikuttaa merkittävästi rakentamisen laatuun. Mitä laadukkaampaa rakentaminen on, sitä vähemmän kustannuksia tulee korjauksista ja sitä tarkemmin voidaan todentaa tehty työ ja nostaa työn laskutettavuusasetta. Lisäksi säästöjä kertyy rakentamisvaiheen lopussa, jos suurin osa dokumentoinnista on tehty jo rakennusaikana, Suomala sanoo.
Tutkimuksessa nousi esiin, että varsinainen dokumentointityö tehdään vaihtelevalla tavalla ja alan yritykset toivovat selkeämpää viranomaisohjeistusta dokumentointiin. Tärkeimpinä dokumentoinnin käyttökohteina johtamisen apuna nähtiin kustannusten ja sopimusten seuranta sekä toimintaprosessien tehostaminen, jotta toiminnan tehokkuutta ja taloudenpidon ennustettavuutta voidaan kehittää.
Tutkimus tehtiin puhelinhaastatteluina keväällä 2021 suurimpien suomalaisten rakennusalan yritysten ylimmän johdon parissa. Vastaajista 87 prosenttia oli toimitusjohtajia.